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【ランドスケープ留学】推薦状の作成、断られないお願いの仕方について紹介します!

留学書類の一つ、推薦状の作成、お願いする人や仕方がわからないよ…汗

という方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

推薦状は日本人にはあまり馴染みのない書類ですので困惑されている方もいると思います。

私自身、海外の大学院へ出願する際には当初は「推薦状?は?なにそれ?」という反応から始まりました(^^;

とはいっても、海外では推薦状は出願書類として必須書類というくらいほとんどの大学で提出を求められているので避けて通ることができないです。

 

この記事では、

推薦状とは何か?

推薦状の作成の手順

断られない頼み方

について解説します!

 

この記事を書いた人

  • 米国の大学院へ出願した経験が二度あり、受け入れ許可を頂いている
  • 推薦状の作成経験があり、依頼して断られた経験がない

 

ここで紹介する推薦状はどちらかというと「自ら推薦状を作成すること」を重視しています。

アイビーリーグなどの名門大学や競争率の高い大学を志望の方は推薦状作成についても留学エージェント等で相談されることをおすすめします
国内だとアゴスさんが大手ですね。

アゴスジャパンの公式サイトはこちら
名門校留学のアゴスジャパン

 

それでは早速参りましょう!

 

推薦状とは?

推薦状はRecommendationと呼ばれていて、これは日本にはあまりみられない海外の大学院入試ならではの書類だと思います。

何かというと、自分からみて管理・監督する立場にあった人から自分のことを評価してもらう書類です。
端的に言うと、「この人は優秀なのでぜひ合格させてあげてください」という内容の書類となります。

これは第三者からみて評価できる人物なのかどうかや、志望理由書や履歴書からではわからない人物像やユニーク性をみるための書類といえます。

 

ちなみに推薦状について、米国の某州立大学ランドスケープ学科の学科長の教授と知り合いなので尋ねてみたところ「一応読むけど、重視はそこまでしていないよ。僕も推薦状を依頼されることがあるけれど、その学生のことをいちいち調べて書くこともあまりないし。」と話していました。

 

ランドスケープ専攻は何よりもポートフォリオが重視されるので、他書類は一応提出させて目を通す、という感じなのかもしれません。

 

 

ちなみに、米国の大学院に出願した際に推薦状をお願いした人から質問があって提出するまでのプロセスを確認する機会があったので情報をシェアしときます。

 

①推薦者にメールが届く。

②メールに記載されている専用URLから入り、質問項目は以下のような感じでした。

・推薦者と出願者の関係

・推薦者が出願者を評価する度合い(10段階中いくつか)

・出願者が生徒だった場合、クラスの中で上位何%だったか

・出願者の秀でているところは何か(選択式)

・推薦状(pdf形式)のアップロード提出

 

ただ、作成した推薦状を提出するだけではなく、提出する前にいろいろ聞かれる感じでした。

もちろんすべて英語なので、英語が苦手な推薦者はけっこう大変かもしれません(^^;

 

 

他の米国の大学院の出願書類についてはこちらで紹介しています

【ランドスケープ留学】海外の大学院に進学したい 出願書類の一覧を紹介します!! と思っている方、必見です。 ランドスケープ系で留学もしくは海外の大学院入試では、出願する際に大学側から書類...

 

推薦状をお願いする人について

まず推薦状をお願いする人を三人決めましょう
大学に在学中の学生は基本的には三人とも教授にお願いしてください。

もし、課外活動などがアピール材料になる場合は課外活動でお世話になっている方(自分の上司やリーダー的役割)にお願いしても良いと思います。
ただし、三人のうち二人は教授を選んでください。

推薦状をお願いするタイミングは出願する3ヵ月以上前を目途にしてください。

みなさん忙しい中作成をしてくださるので、時間には余裕をもってください。

 

推薦状お願いしたけど断れてしまった…汗

こういう学生も少なくないと思います。

これは相手の立場になって考えたらわかりやすいです。
推薦状は多くの方にとって馴染みがなく、抵抗があります。

特に教授でも英語が苦手な方も多いので、ただでさえ忙しいのに苦手な英語でよくわからない英語の推薦状を書くなんて嫌だなーと感じてしまいます。

 

推薦状作成の手順

次に作成手順について解説していきます。

 

①志望動機書(Essay)と成績証明書(Transcript)、履歴書(Resume)を準備する

②出願の三か月前を目途に推薦状をお願いする(様式や記載内容についても伝える)

③推薦状の骨組みになる書類を作成し、依頼する人と打ち合わせをする(場合による)

④依頼する人の作成について随時質問に応える

 

①志望動機書(Essay)と成績証明書(Transcript)、履歴書(Resume)を準備する

まず最初に

  • 志望動機書(Essay)
  • 成績証明書(Transcript)
  • 履歴書(Resume)

を作成しておきましょう。

 

え、推薦状を作るのになんで3つの書類をまず作る必要があるの?

と思う人もいると思います。

 

これは他の出願書類と照らし合わせて審査されるため、先にこちらで準備できるものは作成しておくと、

「どんな推薦状があれば自分のアピール材料(もしくはウィークポイントをカバーできる)となるのか」

を明らかにできるからです。

 

たとえば、私の場合は、書類を揃えて気づいたのは、英語力とGPAが最低条件をクリアする程度で少しネックになっていました。

 

・英語力→TOEFL ibtの最低条件をぎりぎりクリアするレベル(英語力が高いとTAや学内のアルバイトで採用されやすいので、高いに越したことはありません)

 

・GPA→出願に最低条件の3.0は上回っているが他学生と比べると見劣りしてしまう
こちらも世界中から集まる出願者は3.5以上を持っているので、やはり見劣りしてしまいます。

そもそもの話なんですが、その国々それぞれでの評価が一律GPAで算出されるのでどうなのかと思いますけど…(^^;

世界大学ランキングでみてもバラバラなので、世界トップクラスで取る3.5と世界ランク1000位台の大学で取る3.5は絶対同じとはいえないはずなので。

 

ということで、

私の推薦状では

・英語力

・GPA

をカバーできるような内容を盛り込むと良いと考えました。

 

推薦状は第三者からの評価という意味合いの書類ですので、推薦状でウィークポイントをカバーする内容が書かれていると審査側も「なるほど、この出願者はそこまで〇〇(ウィークポイント)が悪いというわけではなさそうだな」という見方をしてくれます。

また、作成側も推薦状に慣れていない方(ほとんどの方がそうだと思います)にとっては書く内容を提示してくれると書きやすいので一石二鳥になると思います。

 

とはいえ、やり過ぎは良くないので注意してください。

たとえばウィークポイントなのにカバーするのではなく、アピールするような内容になるのはさすがにアカンです。

 

②出願の三か月前を目途に推薦状をお願いする(様式や記載内容についても伝える)

 

①の内容をふまえて、推薦状に記載してもらう内容を決めたら、依頼する人を選びましょう。

 

たとえば、GPAがウィークポイントであれば、「GPAについて話せる立場」である教授(卒論担当教官など)を選ぶと良いでしょう。

 

推薦状をお願いする人を決めたら、出願する大学が求める推薦状の様式を確認し、様式と記載してほしい内容も記載したA4一枚用紙にまとめてお願いすると良いと思います。

直接お会いできるならばアポイントを取っておいてお伺いしてお願いすると良いですし、遠方の方や忙しくて予定が合わない場合はメールにA4を添付して送り、その後に電話で直接お話して依頼すると良いでしょう。

 

依頼する際は以下のことを確認すると相手もイメージしやすく依頼に応じるかどうか判断しやすいと思います。

 

必要に応じて打ち合わせをするのもありです。

②の段階で打ち合わせのようなことをする人もいると思います。

 

打ち合わせ時は以下のことを確認すると良いでしょう

・様式の確認

・盛り込んでほしい内容(なぜ盛り込んでほしいのか理由も伝える)

・期限と作成者のスケジュール感の確認(期限まで忙しい?)

・進め方の確認(作成者主導か依頼者主導で進めるか)

 

ポイントは「スケジュール感などによって作成者主導でできるか」、です。

忙しければ断られる可能性大です。

その場合は少しでも負担が減らせるように、依頼者主導で進めるような話もしてみましょう。

依頼者主導で進めるというのは、状況にもよりますが、依頼者が推薦状の骨格を作成する、または推薦状全体を作成してサインだけもらうというような意味合いです。

日本人に依頼すると割と「忙しいから作る時間ない。サインだけはしてあげるから自分で作ってきてよ」と言われますので、推薦状全体を作成することも覚悟しておくと良いです…(^^;

③依頼する人の作成について随時質問に応える

②の段階でokをもらって、依頼された方が自分で作成されるというのであれば③は不要です。

 

依頼された方が初めて推薦状を作成するということで、心配されているのであれば盛り込んでほしい内容をさらに文章化してまとめたものを用意しておくなど作成しやすいように配慮しましょう。

 

作成者主導で進める場合はいろいろと質問されることがあるので、質問されたら早めに返答して作業が滞らないように心がけましょう。

 

断られないコツについて

なるべく断られないようにこちらでできることはやった上でお願いしましょう。

具体的には、

  • 推薦状の例を準備
  • 推薦状とは何かを説明する資料を準備
  • 含んてほしい内容を伝える
  • 最終手段:自分で内容を書いてサインだけ頂けないかお願いする

ここまで準備をすればあまり断られることは多くないと思います。
特にしっかりと熱意を伝えて誠意をもってお願いすれば、何か夢を抱いて海外でチャレンジしようとする若者を応援してくれるはずです。

詳しくは後日追記する予定ですが、待てない方はこちらの書籍がおすすめです。

 

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海外の大学院に出願する場合はバイブル本として重宝します。

推薦状作成のために私もこの書籍を参考に進めました。

推薦状の説明はもちろんテンプレートが掲載されています。

推薦状以外にも志望動機書や履歴書の書き方やテンプレートも掲載されているので、自力で出願書類作成される方はかなり参考になるので持っておいて損はないです。

 

以上となります!

いかがだったでしょうか。

推薦状は日本では見慣れない書類ですが、海外では就職活動でもみかける書類なので今回作成方法をぜひ身に付けて海外への第一歩を踏み出してください!

最後まで読んでいただきありがとうございました!

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sho-ji
▶30代独身▶ブログ運営▶廃人から個人事業主開業▶TOEIC880&留学3回(語学留学と専門留学)▶ランドスケープ大学院留学経験あり▶キャリア模索中